Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren; een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is de taak van de provincie om de aantrekkelijkheid van de provincie te vergroten en de groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van de ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Zij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft; daarom zorgen zij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning van het team/programma in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat het programmateam nodig heeft.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken
• Het maken van complexe afspraken en zorg dragen voor een adequate agendaplanning
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld)
• Je zorgt ervoor dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt
• Je bewaakt de voortgang van de dagelijkse actiepunten
• Zelfstandig uitvoeren van correspondentie en controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie
• Archiveren van in- en externe post
• Organiseren van ontvangsten en -incidenteel- afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/management assistent
2. Aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een provinciale overheid

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau (10 punten)
4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/management assistent (50 punten)
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als secretaresse/management assistent bij een provinciale overheid (40 punten)

Competenties

Persoonlijke eigenschappen

• Dienstverlenend
• Resultaatgericht
• Flexibel
• Teamspeler
• Proactief

Vaardigheden

• Mondelingen en schriftelijke communicatie
• Prioriteiten kunnen stellen
• Snel kunnen schakelen
• Omgaan met hectische situaties
• Bestuurlijk sensitief

Kennis

• Kennis van MS office applicaties

Het gaat om een fulltime functie voor 32-36 uur, op locatie in Utrecht voor een periode van 4 maanden met tweemaal een optie tot verlenging van 6 maanden.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 14 mei 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 13 mei 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Reageren kan tot en met woensdag 8 mei.