Voor The Walt Disney Company zijn wij op zoek naar een Interim Executive Assistant voor een periode van 6 maanden (fulltime), aanvang medio november.
The Walt Disney Company is, samen met diverse dochter- en gelieerde ondernemingen, een toonaangevend, internationaal entertainment- en mediabedrijf met diverse mediakanalen, parken en resorts, studio-entertainment, consumentenproducten en interactieve media. Vanaf het begin als tekenfilmstudio in de jaren twintig tot de vooraanstaande naam in de entertainmentindustrie van vandaag, zet Disney, vanuit meer dan 40 landen, trots zijn erfenis voort; het creëren van magische verhalen en ervaringen voor iedereen.
Wat ga je doen
- Je ondersteunt de Benelux Country Manager op administratief gebied en onderhoudt contact met interne en externe relaties en collega's
- Je bent het eerste aanspreekpunt en je weet prioriteiten te stellen
- Je ontvangt, ondersteunt en informeert senior executive gasten tijdens kantoorbezoeken en vergaderingen
- Je bent aanwezig bij relevante evenementen van externe bedrijven.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Agendabeheer:
- Het actief beheren en implementeren van een effectieve dagelijkse agendaorganisatie
- Je zorgt voor de planning, updates en wekelijkse briefings
- Je biedt actief ondersteuning bij (het plannen van) de dagelijkse taken
Meeting Management:
- Plannen van interne en externe vergaderingen
- Creëren en distribueren van agenda's en notulen
- Coördinatie van catering wanneer nodig
Reizen en accommodatie:
- Boeken/beheren van alle reis-, transport- en accommodatie voor de Executive, inclusief het maken van reisschema's. Dit alles in overeenstemming met het TWDC Travel & Expense-beleid
Ondersteuning van internationale executives:
- Coördinatie en ondersteuning van senior executives bij bezoeken aan het Benelux kantoor
- Ondersteuning bij interne evenementen (conferenties, EMEA, netwerkevenementen, enz.)
- Locatiebeheer, reserveren van vergaderruimtes, catering en leveranciers, apparatuur, delen van agenda's etc
- Beantwoorden van vragen van deelnemers en trouble-shooting bij de events
Kostenbeheer/declaraties:
- Je beheert/verzamelt alle kosten/uitgaven en dient alles tijdig in
Office Management:
- Je werkt met de TWDC administratieve systemen/softwarepakketten. (o.a. SAP, GSS, Workday, Coupa)
- Je ondersteunt de Benelux Country Manager bij diverse uiteenlopende taken
- Je onderhoudt contact met personeel, leveranciers en klanten.
- Je verwerkt Purchase Orders, facturen, aankoopbonnen, facturatie in SAP
- Inkopen en uitgaven administreer je in Excel
Wat neem je mee
- Bewezen ervaring met het ondersteunen van Senior Executives als Personal Assistant of Executive Assistant
- Bij voorkeur praktische kennis van SAP/Workday/Concur
- Ervaring met werken in een snelle, grote internationale organisatie
- Ervaring met het proactief ondersteunen van meerdere stakeholders
- Goed in het opbouwen/beheren van relaties en het creëren van intern vertrouwen
- Je bent zeer discreet en gewend te werken met gevoelige en vertrouwelijke informatie.
Over jou
- Je bent analytisch en flexibel met oog voor detail maar overziet ook het grote geheel
- Je manoeuvreert gemakkelijk en verbindend door een complexe organisatie
- Je bent een people manager en een teambouwer
- Je voelt je prettig in een snel veranderende omgeving
- Je blijft kalm en gefocust bij hoge druk of tegenslag.
Aanvullende informatie
Het gaat om een fulltime aanstelling (40 uur per week) voor ca 6 maanden (vervanging sabbatical), ingaande medio november 2024. Er is 1 thuiswerkdag per week.
Interesse? Solliciteer dan direct! Voor vragen over de vacature kun je terecht bij Tom Oudshoorn bij Born4Jobs, contactgegevens vind je hieronder.
The Walt Disney Company Benelux BV is een werkgever die gelijke kansen biedt ongeacht leeftijd, ras, huidskleur, religie of overtuiging, geslacht, nationaliteit, etnische of nationale afkomst, seksuele geaardheid, geslachtsverandering, huwelijks- of burgerlijke partnerstatus, handicap of zwangerschap of moederschap.
